LES FACTURES D'AVOIR ou "AVOIRS"

LES  FACTURES D'AVOIR   ou "AVOIRS"

I  DÉFINITION

Un avoir est "une facture négative" : c'est à dire que c'est le vendeur (le fournisseur) qui doit de l'argent à son client

Par exemple,  la facture indique une remise qui avait été oubliée sur la facture d'origine;

                             avoir = facture négative qui viendra en déduction de la première facture.

II   DIFFÉRENTS CAS :                          

1°/  AVOIR pour marchandises retournées

Si le client nous rend des marchandises (parce qu'elles ne sont pas conformes, ou pour toute autre raison,...)  ,

 - On ne peut pas refaire la facture de la livraison totale (on ne modifie jamais une facture qui a déjà été envoyée)

- Ce n'est pas non plus au client de nous faire une facture, car c'est toujours le vendeur qui fait les factures, et ce client ne nous vend pas ces articles, il  nous les retourne, c'est l'annulation d'une partie de la transaction, c'est à nous de régulariser la vente.

- On lui établi donc une nouvelle facture, les quantités vendues étant négatives (les mdises reviennent chez nous), il s'agit d'une facture "négative" = facture d'AVOIR

2°/ AVOIR pour annulation totale ou partielle d'une facture :

ex : On a facturé des produits qui devaient être gratuits, ou on veut annuler la facturation d'articles que le client n'a pas reçus...

- La soustraction du trop "payé" par le client se fait en établissant une facture d'avoir.

3°/ AVOIR pour REMISE oubliée, pour RABAIS oublié ou supplémentaire, ou pour RISTOURNE:

Si une remise a été oubliée sur la facture faite au client, on ne peut pas refaire cette facture (On ne modifie ou détruit jamais une facture !)  Il faut donc refaire une facture supplémentaire négative, une facture d'avoir.

Le montant qui  restera dû par le client sera :               Facture de doit

                                                                                              --  Avoir du montant de la remise oubliée

III  PRESENTATION DE LA FACTURE D'AVOIR  

La présentation est globalement identique  à celle des facture de doit "normales"

- C'est le vendeur qui avait fait la facture de doit, qui fait la facture d'avoir

- La mention AVOIR  qui remplace la mention FACTURE, indique qu'il s'agit d'une opération "négative"

- La plupart des mentions qui figurent sur la facture de doit peuvent se retrouver sur la facture d'avoir, en fonction du contexte.

- Les règles concernant les mentions obligatoires, les désignations précises des produits, le calcul de la TVA,  le délai de règlement, etc... s'appliquent aussi sur les avoirs.

- S'il s'agit d'un article retourné, de la rectification d'une erreur de facturation, d'une remise oubliées, etc... il faut impérativement noter les références de la facture de doit d'origine, afin, par exemple, de pouvoir aisément vérifier que l'erreur a été correctement rectifiée, ou que l'article retourné est "remboursé" au juste prix.

- Au lieu de "NET A PAYER",  en bas de la facture, on inscrit, par exemple, NET A VOTRE CREDIT

 (ou Net à Déduire)

& A RETENIR ABSOLUMENT ! ! !

Il faut indiquer sur l'avoir, les références de la facture qui est corrigée, ou qui comportait les articles qui ont été retournés (cela permet de vérifier que les prix sont corrects, que l'erreur a bien été rectifiée, et cela peut permettre au client de mettre plus rapidement son "BON à PAYER" sur la facture d'origine...)

ex:

S'il s'agit d'un avoir pour des articles qui ont étés retournés, on  peut aussi indiquer comme références,  celles du Bon de livraison rédigé par le client, ou celles du Bon d'Entrée qu'on a rédigé.

IV PAIEMENT

Habituellement, les avoirs sont déduits par le client, du paiement des autres factures.

Il peut arriver, dans certains cas (notamment s'il n'y a pas possibilité d'effectuer cette déduction) que le fournisseur fasse un règlement à son client pour rembourser cet avoir.

- Date d'échéance (date de paiement) :  Si un client paye normalement ses factures à 30 jours,  et qu'on lui a établi un avoir le 15/2  pour une remise oubliée le 8/2, au lieu de payer la totalité de sa facture le 8/3, et d'attendre un remboursement le 15/3 pour l'avoir, il  ne doit payer que la différence, à l'échéance du 8/3

LES FACTURES D'AVOIR     Précisions ...

V PRESENTATION DES CORRECTIONS D'ERREURS

Généralement,  il n'est pas nécessaire d'utiliser le signe -  (négatif)  sur une facture d'avoir, cependant, il est parfois nécessaire de distinguer les lignes facturés "en plus", et les lignes facturés "en moins"

exemple :  On avait facturé un sac de ciment  au lieu d'un sac de plâtre

Réf.        Désignation                         Qté         P.U.        Montant

X452      Sac de ciment                      - 1           56,90     - 56,90

X203      Sac plâtre 25 Kg                 + 1          39,00        39,00

                                                               Total   H.T.           - 27,90

Si  il y a eut une erreur de prix unitaire, il faut annuler la ligne fausse, et rajouter une ligne "correcte"

exemple :

Réf.        Désignation                         Qté         P.U.        Montant

X200      Perceuse                               - 2           540,00   - 1080,00

X200      Perceuse                                 2           480,00       960,00

                                                               Total H.T.               - 120,00

Cette méthode est préférable à la présentation suivante :

Réf.        Désignation                         Qté         P.U.        Montant

X200      Perceuse                               - 2           60,00    -  120,00   qui  signifie qu'il y a 2 perceuses "retournées"

ou

Réf.        Désignation                         Qté         P.U.        Montant

X200      Perceuse                                 2           - 60,00   -  120,00   qui  signifie qu'il y a 2 perceuses "vendues" (même si le prix unitaire est négatif,  un logiciel gère généralement les stocks à partir des quantités facturées)