LE CONTROLE DES FACTURES RECUES

A                   RECEPTION des FACTURES                    

  On reçoit les factures généralement par courrier, ou en même temps que les colis livrés, ou encore directement en allant chercher la "marchandise" directement chez le fournisseur (ex: achat de fournitures de bureau chez le papetier d' à côté )

  Pour tout achat, même minime, il faut penser à  conserver un justificarif  (demander une facture au commerçant, faisant apparaitre la TVA)

Lorsqu'on reçoit une facture par la poste, il faut d'abord vérifier que la facture nous est destinée (il peut  y avoir une erreur de la poste, ou  une homonymie dans le fichier des clients de notre fournisseur.

 Si , au service facturation de notre fournisseur, on saisit le compte du client  DUMAS Georges, au lieu du client

 DU MAS (Restaurant),  ce n'est pas la bonne entreprise qui reçevra la facture.

1°/ NUMEROTATION  INTERNE

Pour les recherches et vérifications, il est important, au niveau des enregistrements comptables, d'avoir une numérotation des factures-fournisseurs, interne à l'entreprise (pour avoir des numéros qui se suivent)

2°/ "CAHIER"  DE SUIVI DES FACTURES RECUES

Il permet cette numérotation, avec un "numéro d'ordre"

exemple :

                            ( N° interne)                                             (sur le document = chez le FR

Selon l'organisation de l'entreprise, d'autres colonnes peuvent se rajouter :

- Date de paiement (notamment pour les petites entreprises, dont la comptabilité est saisie périodiquement par un cabinet d'expertise comptable, ou qui n'enregistrent pas leurs écritures quotidiennement. Cela leur permet de vérifier rapidement, en cas de relance  d'un fournisseur, si le règlement vient de partir ...)

- Service vérifiant la facture :  Pour des entreprises industrielles, par exemple, le comptable ne pourrait pas vérifier l'exactitude des prix pour des produits dont la désignation est  trop "technique". C'est donc, par exemple, le chef d'atelier N°1 qui va vérifier la facture.      On note alors sur le "cahier", la date à laquelle on lui a transmis la facture, et la date à laquelle il nous l'a rendue avec son "BON à PAYER", ce qui évite  les litiges internes lorsqu'une facture a été "égarée", ou qu'elle  est en retard de paiement ou de saisie...

  Sur ce cahier, les entreprise ont souvent l'habitude de noter en rouge, les factures d'avoir (facture négatives)

Le numéro (interne) attribué à la facture reçue est inscrit sur la facture (avec un tampon, ou plus simplement à la main avec ce numéro entouré d'un cercle)  ex :

                                                               

Selon son organisation administrative, chaque entreprise conserve un nombre fixe d'exemplaires de chaque facture (1, 2 3,...)

Chaque exemplaire ayant une destination différente, ex :

                                - ORIGINAL pour enregistrement comptable, puis archivée chronologiquement

                               - DUPLICATA pour service achat, classé dans chaque dossier Fournisseur        

il faut donc, dès réception de la facture, détruire les exemplaires en trop, ou faire une photocopie, s'il manque un exemplaire. On note également aussitôt "Original", "Duplicata", ou le service destinataire sur chaque exemplaire.

B                CONTRÔLE DES FACTURES

1°/   Vérifications des calcules

En principe, les factures "informatiques" réalisées avec un logiciel de facturation ne peuvent pas présenter d'erreurs de calculs...

Cependant, des entreprises réalisent leurs factures manuellement (ex: une entreprise du BTP qui effectue des gros chantiers et ne réalise que 2 ou 3 factures par mois n'utilise pas nécessairement  un logiciel), ou sur ordinateur avec un tableur ou un traitement de texte. (ces factures qui paraissent "nettes" et informatisées peuvent donc comporter des anomalies)

   La vérification doit porter sur tous les calculs effectués dans la facture.  

2°/   CONDITIONS COMMERCIALES     

                (insérer document s/analyse facture DAUCY, faire les vérifications qui suivent, et entourer en rouge les erreurs

                éventuelles sur la facture)

- PRIX  UNITAIRES d'après information contenue dans notre fichier-articles, ou  sur le tarif, le devis, ou  sur le bon de commande

- REMISES :  d'après les mêmes documents que pour les Prix, ou sur la fiche-fournisseur

- QUANTITÉS  on "rapproche" la facture du(des) BL, en tenant compte des réserves pour des articles non reçus, ou refusés, ou  on la compare au(x) Bon(s) d’entrée  

                NB : Si la facture ne nous concernait pas (erreur de code-client chez le FRS), on ne peut pas trouver de BL !

-CONDITIONS DE LIVRAISON : FRANCO, ou MONTANT du port à payer  (voir conditions de ventes sur le tarif, la fiche-fournisseur, ou le Bon de Commande

- CONDITIONS DE PAIEMENT =  Mode de paiement  + délai de paiement (voir fiche-FRS, ou bon de Commande,...)

Mode de paiement : le choix du moyen de paiement est particulièrement important si c'est le fournisseur qui prendra l'initiative du paiement (prélèvement, ou  LCR, traite non soumise à acceptation)

Délai de paiement :  à réception, à 30 JFM, à 60 J, ...  Il y a  souvent des erreurs si notre entreprise a négocié un délai différent des conditions habituelles accordées par ce fournisseur.

- DATE DE PAIEMENT (ou date d’échéance") : Elle doit, sauf indications contraires, être calculée à partir de la date de réception des produits livrés.

  ex:    BL daté du 07/01   Colis reçus le 10/01  Facture datée du 15/01   Délai =  à 30 Jours (soit 1 mois + tard)

          la date de paiement sera donc le 10/01 + 1 mois = le 10/02

- CONDITIONS PARTICULIÈRES :

Si  une condition particulière à été négociée, il faut vérifier qu'elle a été respecter

exemple : Rabais supplémentaire pour retard de livraison, ou non conformité de la livraison.

C     APRES LE CONTRÔLE

BON à PAYER

1°/ Il n'y a pas d'anomalie :   

La facture est donc "Bonne à payer",... on peut, par exemple, y mettre un coup de tampon

La facture est ensuite enregistrée, en comptabilité, puis "archivée" et réglée à la date prévue

Le rapprochement consiste à  comparer deux documents, pour repérer les différences.

ex: le rapprochement bancaire, c'est  pointer les opérations comptabilisées par le banquier sur l'extrait de compte, avec celles enregistrées dans le compte 512 de notre comptabilité, pour mettre en évidence les  différences (erreurs de montants, ou sommes non comptabilisées par l'un ou l'autre)
2°/   Le contrôle fait apparaître une anomalie

a) - la facture ne nous concerne pas : on la retourne avec une explication...    

b) - le montant est "trop faible" : s'il s'agit d'une erreur de notre fournisseur, on lui signale cette erreur pour conserver avec lui nos relations régulières et cordiales...  

c) - La date d'échéance indiquée, ou le délai de paiement est trop court :

     [ ] Si c'est nous qui rédigerons le paiement, nous lui ferons son chèque, par exemple, à la date correcte (la facture est donc bonne à payer)

    [ ] Si le paiement à lieu par traite soumise à acceptation, nous corrigerons la date d'échéance sur la traite

  

    [ ]  Si le paiement est "récupéré directement par le fournisseur sur notre compte bancaire", c'est à dire par prélèvement (rare) ou par traite non acceptée,  il faut alors contacter le fournisseur pour lui faire modifier sa date d'échéance (il risque, sinon, d'avoir un "impayé" et des frais bancaires...)

d) - La facture est trop élevée :       

                                                               Remise oubliée, erreur de prix,...

                                                               Produits non livrés, ou erreur de quantités,...

                                                               Frais de port, ou annexes facturés en trop,...

                                                                                                                                            

    Il faut contacter le fournisseur, pour qu'il régularise la facturation, en principe,par un AVOIR ...

                (pour un produit manquant, on peut aussi demander l'expédition d'un reliquat)

  

         La facture n'est donc pas bonne à payer

Elle sera, par exemple, classée "EN ATTENTE" dans un dossier spécial, ou bien on mentionnera dessus "EN ATTENTE  AVOIR ..."                                                                              

CETTE FACTURE DEVRA QUAND MÊME ÊTRE ENREGISTRÉE EN COMPTABILITE

- en cas de relance du fournisseur, une consultation du logiciel comptable permettra de savoir qu'on a effectivement reçu cette facture, et sa numérotation permettra de retrouver facilement ce document (et donc le message "en attente d'avoir")

- une facture n'est jamais détruite :  même si elle est "bourrée d'erreurs", une FACTURE d'AVOIR l'ANNULERA en totalité, et une nouvelle facture correcte remplacera la première (il y aura donc, au total, 3 factures à enregistrer) 

- Si la facture litigieuse n'est pas régularisée, pendant  plusieurs mois (ou années...) elle apparaîtra quand même dans nos opérations comptables d'achat, et dans nos "dettes  impayées"  

Si on tient un tableau de suivi des factures (cahier des achats, ou fiche fournisseur,...) on y mentionne, sur la ligne correspondant à cette commande et à cette  facture , qu'un avoir est attendu.

	OLUFAX
NOM :	OLUFAX		CODE :	401 056
Adresse :	ZI de MEONS
	42000 ST-ETIENNE
Tél :	04 77 82 56 30		FAX
Commande		Livraison		Facture			Avoir
Date	N°	Date	N°	Date   N°	Montant	BAP	Date N°	Montant
16/09/98	158	23/09/98	4456	23/9  458	7265,30	X
03/01/99	213	08/01/99	5231	14/1  786	300,50		en attente