Chapitre 3 : La gestion budgétaire des approvisionnements

Une fois le programme de production établi, l’entreprise doit planifier les approvisionnements afin de disposer des matières et des composants nécessaires à la production au moment voulu et au moindre coût.

La gestion budgétaire des approvisionnements comprend trois étapes :

- la prévision des approvisionnements en fonction de la politique de stockage adoptée par l’entreprise ;

- l’élaboration du budget des approvisionnements qui consiste à échelonner sur l’année les prévisions des commandes, des livraisons, des consommations, des niveaux de stocks valorisées par les coûts unitaires préétablis ;

- le contrôle des approvisionnements effectué à partir de l’analyse des écarts entre les réalisations et les prévisions ainsi qu’à l’aide de ratios.

I) La gestions des stocks :

Généralités :

Les flux d’approvisionnement et de production peuvent être gérés selon deux modes :

Les coûts de stockage :

         La constitution de stocks et leur gestion entraînent trois types de coûts.

a) Le coût de lancement des commandes :

         La passation et le suivi des commandes génèrent des coûts tels que les frais logistiques et les frais administratifs.

L’ensemble de ces frais constitue le coût de lancement des commandes ; il est proportionnel au nombre de commandes :

x

=

               Coût de lancement                   Coût de lancement                 Nombre de

      des commandes                   d’une commande                 commandes

                            CL                    =                       Ca                   x           N

b) Le coût de possession du stock :

         détenir un stock entraîne des charges telles que le gardiennage, l’assurance, les loyers ou l’amortissement des entrepôts, la manutention… L’ensemble de ces charges constitue le coût de possession du stock. Il évolue selon le niveau du stock; il est exprimé en pourcentage annuel (taux de possession) de la valeur du stock moyen.

Le stock moyen (SM) se calcule de la manière suivante :

Consommation annuelle en valeur (C) SM =                2 x Nombre annuel de livraisons (N)

 

La formule du coût de possession est la suivante :

Coût de                  C possession (Cp) =               x Taux de possession (t)                                    2N

 

c) Le coût de pénurie :

         Le coût de pénurie représente les coûts générés par une rupture de stock due aux aléas. Il peut s’agir de frais d’annulation de commande, de réapprovisionnement exceptionnel, de sous-activité…

         Le coût de pénurie est en principe proportionnel à la durée de la pénurie et à la quantité manquante.

d) Le coût total de stockage sans pénurie :

         Le coût total de stockage sans rupture de stock est égal à la somme du coût de lancement des commandes et du coût de possession des stocks. Il varie selon le nombre de commandes puisque les deux coûts qui le composent varient également en fonction du nombre de commandes ou de livraisons. On peut écrire :

C CT = CL + Cp        ou    CT = Ca N +           x t                                                                2N

 

Les différents niveaux de stocks :

Afin d’éviter toute rupture de stock, l’entreprise  doit prévoir plusieurs niveaux de stocks.

a) Le stock actif :

         Il correspond à la consommation de stock entre deux entrées :

Stock actif              Consommation annuelle en valeur

     (Sa)            =                                        /

                                           Nombre de livraisons 

b) Le stock maximum :

      Le stock maximum est celui qu’il ne faut pas dépasser afin d’éviter un surstockage.

c) Le stock minimum :

         il représente la consommation pendant le délai de livraison, c’est-à-dire l’inventaire de temps entre la date d’une commande et sa date de livraison :

Stock minimum       Consommation annuelle en valeur

     (Sm)               =                                /                              x   Délai d’approvisionnement

                                           Nombre de livraisons

d) Le stock de sécurité :

         Il garantit l’entreprise contre une rupture de stock dans les cas :

- d’un retard de livraison ;

- d’une accélération de la consommation.

Stock de sécurité       Consommation annuelle      (Ss)                =                                /                         x   Délai de sécurité                                                                                              360 jours

 

e) Le stock d’alerte :

         Le stock d’alerte ou stock de réapprovisionnement fait face à la consommation pendant le délai de livraison et le délai de sécurité.

         Il représente le niveau de stock à partir duquel l’entreprise déclenche une commande:

Stock d’alerte         (Sr)             = Stock minimum + Stock de sécurité

        Le classement des articles en stock :

         Seuls les approvisionnements représentant la majeure partie des consommations en valeur doivent faire l’objet d’une gestion prévisionnelle de stock rigoureuse.

         L’entreprise dispose de deux méthodes statistiques pour ordonner les articles selon leur importance.

a) La méthode des 20/80 :

         on constate en général que 20 % des articles approvisionnés représentent 80 % des consommations.

         Ces articles subiront une gestion minutieuse contrairement aux autres.

         La méthode consiste à :

                 Ordonner les consommations des articles dans l'ordre décroissant; 

         → exprimer les valeurs et les quantités en pourcentage cumulés croissants ;

         → déterminer les groupes d’articles d’après la loi 20/80 ; 80/20 ;

         → effectuer une représentation graphique.

b) La méthode ABC :

         Le principe est identique à celui de la méthode des 20/80. Toutefois, l’analyse est plus fine puisqu’on distingue trois groupes d’articles :

groupe A

→

10 % du nombre des articles représentent 70 % de la consommation ; ils font l’objet d’une gestion précise.

groupe B

→

30 % du nombre des articles représentent 20 % de la consommation ; leur importance est moyenne.

groupe C

→

60 % du nombre des articles représentent 10 % de la consommation ; leur importance est moindre, leur gestion moins précise.

c) Application : 1) Enoncé :          Les consommations annuelles, en milliers de dirhams, des matières intégrées aux produits sont les suivantes : Références 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Consommations 2 650 400 150 750 9 400 300 90 30 60 450 2) Le tableau statistique : 3) La méthode 20/80 : Groupe 1 : 20/85 Groupe 2 : 80/15          Les références 5 et 1 font partie du groupe 1, elles sont déterminantes  pour l’activité de l’entreprise et doivent faire l’objet d’une gestion budgétaire  rigoureuse.          Les références du groupe 2 seront gérées avec plus de souplesse car elles  représentent 80 % du nombre de références mais seulement 15 % des  consommations.          La représentation graphique des groupes 1 et 2 est la suivante : 4) La méthode ABC : Groupe A : 10/66 Groupe B : 30/27 c’est-à-dire (40 – 10) / (93 – 66) Groupe C : 60/7 c’est-à-dire (100 – 40) / (100 – 93)          La référence 5 représente le groupe A, elle est déterminante pour l’activité de l’entreprise et doit faire l’objet d’une gestion budgétaire rigoureuse.          Les références 1, 4 et 10 font partie du groupe B, elles seront gérées avec plus  de souplesse.          Les références 2, 3, 6, 7, 8 et 9 font partie du groupe C, l’objectif se  limitera à éviter la rupture de stock.          La représentation graphique des groupes A, B et C est la suivante : La gestion optimale des stocks en avenir certain :          L’objectif est de déterminer la cadence d’approvisionnement qui minimise le coût total de stockage en considérant une consommation prévisionnelle régulière,  un tarif constant et aucune possibilité de pénurie.          La recherche de la cadence optimale d’approvisionnement peut d’effectuer   selon trois méthodes :          l ;          → méthode algébrique ou modèle Wilson ;          → méthode graphique. a) La méthode par le calcul :          les calculs du coût de lancement, du coût de possession et de coût total de  stockage pour une, deux, trois… N commandes sont présentés dans un tableau.          Le coût total de stockage est minimal lorsque le coût de possession est proche, voire égal au coût de lancement ; il suffit de repérer, dans le  tableau, la cadence correspondante. b) La méthode algébrique ou le modèle Wilson :          Le coût total de stockage est minimum si la dérivée du coût total de stockage  par rapport au nombre de commandes est nulle. Soit :                               c) La représentation graphique :          Le coût de lancement des commandes est une fonction croissante,  représentée par une droite dont l’équation est : y1 = ax          Le coût de possession du stock est une fonction décroissante représentée par  une hyperbole  y= b/x                                                                   =                                                                        Le coût total y3 (y1 + y2) est représenté par une courbe qui passe  par un minimum ayant pour point d’abscisse celui correspondant  au point d’intersection de y1 et y2 et donc au nombre de commandes optimal. d) Application : 1) Enoncé : Le produit P fait l’objet d’une gestion de stock minutieuse.  Les renseignements suivants vous sont communiqués : - consommation annuelle : 84 000 DH, soit 6 000 produits à 14 DH ; - nombre de livraison maximum : 8 par an ; - taux de possession : 10 % ; - coût de lancement d’une commande : 120 DH. 2) Le nombre optimal de commandes par le calcul : Nombre de livraison 1 2 3 4 5 6 7 8 Stock  moyen Coût de lancement Coût de possession Coût total 42 000 120 4 200 4 320 21 000 240 2 100 2 340 14 000 360 1 400 1 760 10 500 480 1 050 1 530 8 400 600 840 1 440 7 000 720 700 1 420 6 000 840 600 1 440 5 250 960 525 1 485          Le coût minimum est atteint pour 6 commandes ; le nombre optimal de commandes est donc de 6. 3) Le nombre optimal de commandes par le modèle Wilson :                    C = 84 000          Ca = 120              t = 10 %                                     84 000 x 10 % N* =    (                 /             ) 1/2  ≈ 1 000                       2 x 120 Q*= 6000/6=1000                                                                               L’entreprise passera six commandes par an de 1 000 unités chacune. 4) Le nombre optimal de commandes par le graphique : e) L’intégration des tarifs dégressifs :          lorsque les fournisseurs proposent des réductions commerciales  en fonction des quantités commandée, il est intéressant de revoir la solution  optimale pour un tarif constant, uniquement si l’économie potentielle sur  les achats est supérieur au coût de stockage supplémentaire. f) L’intégration d’une pénurie :          La rupture de stock est autorisée, le coût de pénurie  peut être évalué et la demande non satisfaite n’est pas perdue mais différée.          Le coût total de stockage est alors majoré du coût de pénurie.  L’optimum (N* ou Q* avec pénurie) est déterminé à partir du  modèle Wilson corrigé d’un coefficient appelé taux de service.                                                     Coût de pénurie par unité Taux de service (P)   =                                     /                                            Coût de stockage + Coût de pénurie par unité  N* avec pénurie = N* x  (     p )1/2 Q* avec pénurie = Q* x      1                                                (p)1/2 II- Le budget des approvisionnements : Principe :          Le budget des approvisionnements permet d’échelonner les prévisions  sur douze mois.          Il se subdivise en quatre budgets partiels : →; → budget des livraisons ; → budget des consommations ; → budget des stocks. Il est présenté en quantité et en valeur (Quantité x Coût standard unitaire). Pour une consommation régulière, la budgétisation ne présente pas de  difficultés puisque les données optimales (nombre de commandes, quantité,  périodicité…) ont été déterminées préalablement à l’aide du modèle  Wilson par exemple. Lorsque la consommation est irrégulière, l’entreprise doit prévoir un stock  de sécurité et choisir entre : Une périodicité de livraison constante et des quantités livrées variables ou Une périodicité de livraison  variable et des quantités  livrées constantées Il faut calculer les quantités à commander pour satisfaire la consommation entre chaque date de livraison. Il faut déterminer les dates  des  commandes pour éviter la rupture  de stock          La détermination de la date ou de la quantité de chaque commande,  préalablement à l’établissement du budget, peut s’effectuer selon deux méthodes :               Méthode comptable sous forme d'un tableau comportant une colonne par  nne par mois et les lignes : stock début de mois, consommations, dates  de commande, livraisons, stock fin de mois ; → méthode graphique représentant la courbe des consommations cumulées, celle du stock initial et des livraisons cumulées. Application : a) Enoncé :          la consommation prévisionnelle annuelle de la matière Z est de 1 880  unités et se répartit comme suit : Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Consommations 100 150 170 150 100 160 120 100 150 180 200 300 Le nombre optimal de livraison est de 4, la première ayant lieu début janvier. Le stock de sécurité est de 50 unités et le délai de livraison d’un mois.          Les mois de livraison sont : janvier, avril, juillet et octobre.          Les commandes sont lancées un mois avant chaque livraison. b) Le tableau de livraison des quantités variables : Le stock de début de mois comprend le stock de sécurité.          Les livraisons correspondent aux consommations à venir.          Le stock de fin de mois qui précède la livraison est égale au stock de sécurité.          III- Le contrôle budgétaire :          Le contrôle budgétaire des approvisionnements s’effectue à partir :          →    s ;          → du calcul de ratios significatifs. L’analyse des écarts :          L’analyse des écarts consiste à confronter : - les coûts d’approvisionnements constatés       , provenant de la comptabilité de gestion (coût d’achat par matière, par composant, coût de passation des commandes, stocks de matières, coût de possession des stocks, coût de pénurie…) ; - aux prévisions issues des budgets. Elle peut être mené de la manière suivante : Le calcul de ratios :          L’analyse de l’évolution de certains ratios permet d’apprécier l’efficacité de la gestion budgétaire des approvisionnements.          On distingue essentiellement : Ratio Formule Interprétation Rotation des stocks Coût d’approvisionnement des matières consommées Stock moyen au coût d’achat Nombre de fois où  le stock se renouvelle  dans l’année. L’entreprise doit   rechercher à augmenter  ce ratio de façon à  diminuer le coût de possession. Ruptures des stocks Nombre d’articles manquants Quantités d’articles consommées Importance des pénuries. Une augmentation de  ce ratio peut traduire  une mauvaise  évaluation du stock de sécurité,  le non-respect des  délais de livraison, une accélération des consommations. Ratio de structure Valeur des stocks Actif total Proportion du stock  dans l’actif total. Une augmentation de ce  ratio peut traduire une mauvaise planification  des approvisionnements  par rapport aux besoins  de la production.