Chapitre 10 : Les fonctions administratives

I- Le rôle de la fonction administrative :

FAYOL a distingué, au début du 20ème siècle, six grandes fonctions : fonction administrative, fonction technique, fonction commerciale, fonction financière, fonction de sécurité et fonction comptable.

La fonction administrative assure la direction de l’entreprise : « administrer, c’est à la fois prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler ».

La fonction administrative est synonyme de gestion. Il s’agit de trouver la meilleure utilisation possible des moyens mises à la disposition du titulaire de cette fonction administrative pour atteindre les objectifs qu’il s’est fixé.

En effet, la fonction administrative repose sur 5 éléments clé :

􀂃 Prévoir

􀂃 Organiser

􀂃 Commander

􀂃 Coordonner

􀂃 Contrôler

1- Prévoir :

C’est le préalable à toute action. La prévision porte sur les buts et sur les moyens. Elle suppose l’étude de la conjoncture et l’analyse des résultats et des ressources internes.

2- Organiser :

C’est fournir à l’entreprise les moyens et les méthodes nécessaires à la réalisation de ses objectifs.

On mettra dans en œuvre les moyens humains, matériels et financiers, de manière optimale, c’est-à-dire permettant d’obtenir le maximum de production avec le moindre coût.

Ainsi, l’entreprise doit être organisée :

􀂃 Sous l’angle social (politique des relations sociales) ;

􀂃 Sous l’angle technique ;

􀂃 Sous l’angle financier ;

…de façon rationnelle et efficace.

L’organisation relève donc des connaissances psychologiques, scientifiques et financières.

3- Commander :

C’est mettre en action les moyens dont dispose l’entreprise. Il faut donc :

1. donner des directives ;

2. prendre des décisions ;

3. s’assurer de leur exécution.

Cette fonction suppose :

- des connaissances humains, psychologiques (l’art de commandement) ;

- des connaissances techniques afférentes à la tâche à accomplir ;

- des connaissances précises sur l’entreprise et son organisation.

4 - Coordonner :

C’est maintenir l’unité d’action et harmoniser les fonctions de chaque secteur de responsable.

Il faut veiller à ce que tout se passe conformément aux directives données.

5- Contrôler :

C’est vérifier les moyens et les résultats :

- par apport aux ordres donnés,

- par apport aux objectifs fixés.

II- La gestion du personnel :

A/ LE RECRUTEMENT :

1-Définition :

Le recrutement est une décharge d’adéquation entre un poste et un candidat. « Le problème que pose tout recrutement est d’assurer la meilleure adéquation entre des aptitudes individuelles et les besoins d’un poste. »

2- La démarche de recrutement :

a- Définition de poste :

C’est l’analyse objective de la nature du travail à réaliser. Il s’agit à la fois de préciser :

􀂃 La mission du poste : définir les objectifs que doit atteindre le titulaire du poste.

􀂃 L’analyse du poste : décrit les tâches et les responsabilités que comporte le poste.

􀂃 La place de la structure : position hiérarchique et fonctionnelle.

b- Définition du profil :

- Comme le candidat « idéal » n’existe pas dans la réalité, on procède généralement à un classement des éléments du profil selon la grille suivante, indispensable, essentielle, souhaitée.

- Les éléments du profil examinés sont :

􀂃 Caractéristiques physiques ; âge, présentation, santé, etc… ;

􀂃 Expérience acquise ;

􀂃 Compétences : niveau de savoir, connaissances techniques, etc… ;

􀂃 Motivation.

c- La prospection :

Elle se fait par annonce du profil requis. Cette annonce peut être réaliser d’un grand nombre de façon différente :

􀂃 Candidatures internes ;

􀂃 Presse ;

􀂃 Foires d’emploi ;

􀂃 Appel aux services d’emploi ;

􀂃 Candidatures externes spontanées ;

􀂃 Affichage direct ;

d- La sélection :

e - La décision

C’est la phase ultime de la sélection. La décision finale est prise par le responsable hiérarchique.

f – L’accueil :

Elle commence généralement par une présentation de l’entreprise puis des différents services avant de procéder à une présentation du travail proprement dis. L’accueil est une procédure qui doit être prévu et organiser en vue :

- d’éviter les phénomènes de rejet.

- de faciliter l’intégration du nouvel arrivant.

g – L’intégration :

Elle se décompose de deux périodes :

- période d’essaie : Période dont la durée est déterminée par le contrat de travail ou les conventions collectives et pendant lequel les parties contractantes (employeur, employés  peuvent décider d’annuler le contrat de travail sans préavis, ni risque juridique (dommage et intérêt).

- période d’intégration : est une période de survie plus durable avec des périodes de formation et d’entretien avec des responsables hiérarchique (pour varie les difficultés rencontrés, les frustrations ressentis, les incompréhensions..)

B/ ENTRETIEN :

1- Définition :

L’entretien met en situation de communication orale (situation de face à face) deux personnes. Celles-ci dialoguent, échangent des informations sur un sujet précis.

Une relation de face à face n’existe que si les deux acteurs ont une volonté de communiquer ; donc un objectif commun ou un besoin d’entrer en relation en vue d’obtenir un résultat attendu.

2- Les différents types d’entretien :

C’est l’objectif de la communication qui détermine en fait le type d’entretien

Types d’entretien	Exemples	Objectifs
Entretien d’information	Entretien d’un supérieur hiérarchique et d’un de ses collaborateurs; enquêtes avec questionnaire : sondages, interview…	Transmettre des consignes, discuter des résultats obtenus, fixer des objectifs. Trouver de l’information, des explications, des solutions relatives à un problème.
Entretien d’évaluation	Orale de contrôle de connaissances, entretien d’embauche, de sélection	Orale de contrôle de connaissances, entretien d’embauche, de sélection
Entretien de négociation	Négociations commerciales, sociales, politiques…	Convaincre le vis-à-vis d’accepter des propositions, rapprocher des points de vue, trouver un accord, influencer…
Entretien d’aide	Consultations chez un médecin, un psychologue, un avocat ou tout autre conseiller, discussion avec un ami.	Rassurer, guérir, conseiller, orienter, soutenir, réconforter…

3- Comment réussir un entretien ?

Un entretien est réussi lorsqu’il a permis à ses instigateurs d’atteindre leurs objectifs.

Réussir un entretien c’est en définitive :

􀂃 Réussir sa présentation avant l’entretien ;

􀂃 Réussir à s’adapter à son interlocuteur au cours de l’entretien.

a- Préparer un entretien :

􀂃 Se fixer des objectifs.

􀂃 Enquêter, réunir des informations.

􀂃 Aménager l’espace.

􀂃 Prendre en compte le temps.

b- S’adapter à son interlocuteur au cours de l’entretien :

Utiliser les mots (domaine verbal) qu’il comprend et adopter un comportement (domaine on verbal) qui lui convienne.

S’adapter à son partenaire se fait en deux étapes :

􀂃 L’observation du non verbal qui permet d’identifier l’état intérieur de l’autre qui est à l’origine des attitudes profitables ou néfastes à la communication ;

􀂃 La régulation, par un comportement non verbal adapté, des attitudes néfastes ainsi révélées.

La démarche pour s’adapter à son interlocuteur peut se représenter ainsi :

Observation du non-verbal Voix, Gestes, Mouvements, Regards, Mimiques, Déplacements, Silences.

Découverte de l’état intérieur Tension, Motivation, Humeur, Autonomie, Contrôle, Attitude envers l’autre…

Repérage des attitudes négatives Manque d’écoute, Désintérêt, Fermeture, Refus de dialoguer

Régulation par le non-verbal Adoption de gestes, Ton de la voix, Distance, Postures, etc… Favorables à la création d’un état intérieur plus propice à la communication.

C- LA FORMATION DU PERSONNEL :

L’évolution technologique actuelle se traduit par l’apparition d’importants problèmes d’adaptation. Les nouveaux besoins se caractérisent par une multiplication des qualifications et des niveaux alors même que se produit une obsolescence rapide des connaissances acquises au cours de la formation initiale.

Ainsi, pour exercer au mieux leurs activités professionnelles, les salariés doivent disposer d’un minimum de compétences.

Celles-ci s’acquièrent dans un premier temps par la formation initiale, et dans un deuxième temps, au cours de la vie professionnelle, grâce à la formation continue.

1- Définition de la formation :

La formation est un investissement dans des actions dont l’objectif est de s’instruire ou développer des savoirs ou des travailleurs, mesures prises entre l’Etat et les employeurs.

On peut schématiser sa place dans l’entreprise de la manière suivante :

Chacune des deux formules répond à une perspective de changement :

􀀹 Dans le cas où le changement n’est que partiel, et ne touche que quelques branches dans le processus de production, son impact se traduit par la modification de quelques postes de travail et ne nécessite que quelques qualifications supplémentaires pour un nombre réduit de techniciens.

􀀹 Par contre, lorsque la changement est global, la formation concerne l’ensemble du personnel aussi bien technique qu’administratif et nécessite la mise en place par l’entreprise d’une véritable politique de formation continue.

Il est préférable de recourir à une politique de formation interne. Cependant l’entreprise peut avoir recourt à certains intervenants dans la formation tels que :

L’OFPPT : ce dernier s’est investi d’une mission qui consiste à développer la

Formation  professionnelle aux besoins de l’économie du pays. Il assure deux types de formation :

o Une formation initiale classique.

o Une formation continue, spécifique à l’entreprise.

L’objectif de cet office est de mettre à la disposition des entreprises de s jeunes bien formés

􀂾 Les grandes offices et régies : ils ont mis en place des centres de formation adaptés à leurs propres besoins.

􀂾 Les établissements privés de formation professionnelle.

2- La nécessite de la formation

La formation répond à un double objectif, elle permet à l’entreprise de s’adapter à son environnement et de faire progresser son personnel.

Les transformations rapides de la société industrielle oblige les entreprises à développer les activités de formation, ainsi l’adaptation permanente du personnel est devenus une nécessité.

􀂙 Pour l’entreprise, la formation permet :

􀀹 D’adapter son personnel à l’évolution technologique.

􀀹 D’assurer la compétitivité en améliorant le travail.

􀀹 D’augmenter la motivation du personnel.

􀀹 De préparer la mobilité professionnelle et la promotion.

􀂙 Pour le salarié, la formation est un moyen :

􀀹 De s’épanouir et de faire évoluer ses connaissances.

􀀹 D’améliorer la qualification.

􀀹 D’augmenter l’efficacité professionnelle et les chances de promotion.

􀀹 De s’insérer, se recycler et se reconvertir.

3- Les types de formation :

a- la formation initiale :

Elle comprend plusieurs formes :

􀂃 la formation scolaire : où les jeunes suivent les filières classiques du système scolaire.

􀂃 La formation en alternance sous le statut scolaire : des stages de fin d’études sont rendus obligatoires dans certaines formations. Il s’agit d’un partenariat école pour préparer les jeunes à l’entrée dans la vie active.

􀂃 La formation en alternance sous le contrat de travail : il s’agit d’un contrat pat lequel un employeur s’engage ; en plus du versement d’un salaire, à assurer une formation professionnelle à une jeune qui suit par ailleurs, une formation théorique.

b- la formation professionnelle continue : elle représente les actions de formation poursuivies par les personnes actives pour améliorer leurs qualifications, envisager une reconversion ou s’adapter aux nouvelles conditions de travail.

4- Le plan de formation :

C’est un document qui détermine les actions de formation professionnelle en faveur du personnel au sein de l’entreprise.

Le plan de formation est soumis sous le contrôle de l’employeur au comité de l’entreprise ou à défaut au délégué du personnel.

Le plan de formation doit indiquer :

• Les besoins de l’entreprise.

• Le patrimoine du personnel.

• Les souhaits.

Le plan de formation est pluriannuel, alors que le programme de formation est annuel.

La mise en marche et le déroulement du plan de formation doivent être suivis de près par l’entreprise, il ne suffit pas de planifier et d’organiser un plan de formation pour que le succès en soit assuré. Si l’entreprise ne donne pas elle-même la formation, elle doit prévoir des moyens de contrôle afin que le plan se déroule selon les contraintes et les objectifs fixés.

5- La durée de formation :

Elle dépend de l’importance du message à transmettre mais aussi de la disponibilité des formés. On n’oubliera pas que le temps consacré à la formation résulte d’un arbitrage avec les deux autres contraintes du formé qui sont le temps de vie familiale et de loisirs, et le temps consacré à la production courante dans l’entreprise, bien qu’il n’y ait pas de limites inférieures. Des actions trop réduites dans le temps et non répétées se semblent pas aptes à enclencher le processus d’apprentissage et auront des effets peu sensibles.

III- Styles de management :

1- style directif :

Le style directif, fortement centré sur l’organisation du travail est destiné à des collaborateurs de faible niveau d’autonomie (peu de compétences et peu de motivation).

2- style persuasif :

Le style persuasif tente de tenir compte à la fois des besoins d’organisation et des relations humaines. Il s’applique à des collaborateurs motivés mais peu compétents et donc très dépendants.

3- style participatif :

Le style participatif est plus centré sur les relations humaines que sur l’organisation. Il consiste à essayer de partager objectifs et décisions en consensus avec des collaborateurs compétents mais dont les systèmes de valeurs divergent parfois de ceux de leurs supérieurs.

4- style « par délégation » :

Le style de management « par délégation » s’appuie sur la direction par objectifs pour déléguer à des collaborateurs de haut niveau un maximum de pouvoir de décision et d’autonomie et en les jugent que sur…